招商推介會(huì)是政府及產(chǎn)業(yè)園區(qū)有效吸引投資、完成招商目標(biāo)的關(guān)鍵手段，不僅可以面對(duì)面向企業(yè)家宣傳當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀與投資興業(yè)優(yōu)勢(shì)，直接促成優(yōu)質(zhì)項(xiàng)目落戶，還能借機(jī)樹(shù)立政府和園區(qū)的品牌形象，給區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)更廣泛、更深遠(yuǎn)的積極影響。
一場(chǎng)成功的招商推介會(huì)，從會(huì)前的籌備組織，到會(huì)中的現(xiàn)場(chǎng)掌控， 再到會(huì)后的跟進(jìn)洽談，每個(gè)環(huán)節(jié)都有很多學(xué)問(wèn)。很多地方政府往往會(huì)過(guò)于重視會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)布置和設(shè)計(jì)，反而忽略了會(huì)前邀約、宣傳和會(huì)后跟進(jìn)等關(guān)鍵動(dòng)作，殊不知這些環(huán)節(jié)才是讓招商推介會(huì)產(chǎn)生實(shí)效的重中之重。一定要抓住企業(yè)這個(gè)關(guān)鍵，才能撬動(dòng)整場(chǎng)會(huì)議順利推進(jìn)。
城市品牌推介會(huì)不同于普通招商推介會(huì)單純以項(xiàng)目引進(jìn)為目的，往往還包括對(duì)整座城市歷史變遷、文化資源、城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、美食美景的綜合展示，兼具推廣城市形象、拉動(dòng)有效投資、促進(jìn)產(chǎn)業(yè)發(fā)展、吸引高端人才的作用。故此城市品牌推介會(huì)的規(guī)格更高，涵蓋的內(nèi)容更廣，涉及的環(huán)節(jié)也更復(fù)雜。
經(jīng)濟(jì)發(fā)展論壇也是招商推介會(huì)的一種，一般會(huì)邀請(qǐng)相應(yīng)領(lǐng)域的優(yōu)秀企業(yè)家、經(jīng)濟(jì)學(xué)家到現(xiàn)場(chǎng)作主題演講，并針對(duì)事先擬定的主題進(jìn)行討論。一方面可以借助經(jīng)濟(jì)學(xué)家的專(zhuān)業(yè)分析，解決企業(yè)家對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展現(xiàn)狀和未來(lái)趨勢(shì)的疑慮，提升繼續(xù)投資的信心，另一方面也為政企搭建了溝通橋梁，促進(jìn)民營(yíng)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展。
企業(yè)合作洽談會(huì)就是一般意義上的招商推介會(huì)，純粹以招商引資為目的，到場(chǎng)的企業(yè)家也都是有選址投資需求的。
主辦方是地方政府或產(chǎn)業(yè)園區(qū)，通常會(huì)詳細(xì)介紹當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展情況和投資優(yōu)勢(shì)，比如區(qū)位交通、資源優(yōu)勢(shì)、主導(dǎo)產(chǎn)業(yè)、優(yōu)惠政策、營(yíng)商環(huán)境， 吸引企業(yè)落戶于此。
按照規(guī)模大小，可以分為大型、中型、小型招商推介會(huì)。根據(jù)參會(huì)企業(yè)數(shù)量的不同，會(huì)議場(chǎng)地和流程的安排上也會(huì)作出相應(yīng)調(diào)整。
一般來(lái)說(shuō)，每年兩會(huì)都是按照頭一年的中央經(jīng)濟(jì)工作會(huì)議精神來(lái)安排工作節(jié)奏。例如，全國(guó)“兩會(huì)”召開(kāi)時(shí)間為 3 月 5 日前后，會(huì)議時(shí)長(zhǎng) 10 天左右。兩會(huì)結(jié)束后的一段時(shí)間，企業(yè)會(huì)比較活躍。
一方面，要利用國(guó)家召開(kāi)重大會(huì)議的時(shí)機(jī)，比如津洽會(huì)、進(jìn)博會(huì)召開(kāi)時(shí)，大量企業(yè)家和專(zhuān)家學(xué)者都會(huì)聚集在同一座城市，如果抓住這個(gè)時(shí)機(jī)在當(dāng)?shù)卣匍_(kāi)招商推介會(huì)，可以更輕松地吸引目標(biāo)人群到場(chǎng)。
另一方面，還要注意避免時(shí)間沖突。如果會(huì)議組織經(jīng)驗(yàn)不足，可以把招商推介會(huì)的時(shí)間定在重大會(huì)議召開(kāi)之前或之后的一周內(nèi)。
不過(guò)如果為了追求邀約效果的最大化，不妨讓招商推介會(huì)的日期與重大會(huì)議有一定重合，但具體的時(shí)間安排與重大會(huì)議的重點(diǎn)議程錯(cuò)開(kāi)，這樣既能吸引更多目標(biāo)人群的關(guān)注，又能保證大多數(shù)可以出席。
基本每年 10 月開(kāi)始，企業(yè)開(kāi)始做年度規(guī)劃，包含明年戰(zhàn)略、組織、擴(kuò)產(chǎn)、分銷(xiāo)渠道等。臨近年底，地方招商引資也基本導(dǎo)向，為了明年產(chǎn)業(yè)規(guī)劃及重點(diǎn)企業(yè)的挖掘。
政府招商推介會(huì)的會(huì)場(chǎng)選擇
會(huì)場(chǎng)太大，人數(shù)太少，空下的座位太多，松松散散，會(huì)給與會(huì)人員一種不景氣的感覺(jué)。會(huì)場(chǎng)太小，人數(shù)過(guò)多，擠在一起，不僅顯得小氣，也根本無(wú)法更流暢地交流。
會(huì)議桌要寬大，座椅要舒服，環(huán)境布置要有商務(wù)氣氛，而且要注意座位的朝向。通常認(rèn)為面對(duì)門(mén)口的座位最具影響力，西方人覺(jué)得這個(gè)座位具有權(quán)力感，中國(guó)人則習(xí)慣稱此座位為“上座”。而背朝門(mén)口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國(guó)人習(xí)慣稱此座位為“下座”。
除了主會(huì)場(chǎng)的布置之外，還要考慮增加一些適合“一對(duì)一”交流的空間，這樣可以為到場(chǎng)參會(huì)的企業(yè)代表提供與政府招商人員單獨(dú)溝通的可能性，讓政企之間的交流更加深入。
選場(chǎng)地也是比較重要的一環(huán)。地理位置、風(fēng)格、環(huán)境，這些都是影響活動(dòng)最終效果的因素，地理位置盡量選在交通方便的地方，因?yàn)閷儆谏虅?wù)類(lèi)的活動(dòng)，這其實(shí)也是活動(dòng)體驗(yàn)的一部分。
通常選擇在大中城市的會(huì)展中心、星級(jí)酒店、禮堂、體育館等場(chǎng)所。有些時(shí)候主辦方為了達(dá)到特殊的推介效果和與眾不同的意愿，也會(huì)選擇獨(dú)具創(chuàng)意或個(gè)性突出的場(chǎng)所，比如私人會(huì)所。
同時(shí)還可以配合企業(yè)家日、重要節(jié)日等具有特殊意義的時(shí)間，加深推介效果。但是，鑒于高昂的宣傳、差旅等各種費(fèi)用，這種宣講形式的成本也相對(duì)較高。
根據(jù)與會(huì)人數(shù)、職務(wù)，安排相應(yīng)類(lèi)型、檔次的接站車(chē)輛。接站的車(chē)輛可以是內(nèi)部車(chē)輛，也可以向汽車(chē)租賃公司或旅游公司租賃。
制定車(chē)輛接站表。安排好車(chē)輛的接送時(shí)間、地點(diǎn)、路線，要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)調(diào)度車(chē)輛。提前對(duì)接站司機(jī)做好培訓(xùn)，針對(duì)接站時(shí)間、商務(wù)禮儀等方面作出具體要求。
政府招商推介會(huì)的統(tǒng)籌規(guī)劃
會(huì)議方案要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會(huì)議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，合理安排會(huì)議議程，使各項(xiàng)事宜能順利銜接，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。
方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。
作為會(huì)議籌辦組織方，應(yīng)盡快確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)和議程，并及時(shí)公布，以便參會(huì)人員早做安排，也有助于留有一定的機(jī)動(dòng)時(shí)間。
會(huì)議通知是會(huì)務(wù)組需要準(zhǔn)備的會(huì)議重點(diǎn)材料，告知參會(huì)人員有關(guān)會(huì)議事項(xiàng)的文書(shū)，在會(huì)務(wù)組與參會(huì)者之間發(fā)揮著會(huì)前溝通渠道作用。
按照通知的性質(zhì)可分為：預(yù)熱通知和正式通知。
預(yù)熱通知先于正式通知發(fā)出，其作用主要是請(qǐng)與會(huì)者事先做好參加會(huì)議的準(zhǔn)備。正式通知發(fā)出主要是為了再次提醒參會(huì)企業(yè)，臨近一周發(fā)出也為了二次宣傳。
首先，傳遞信息。會(huì)議通知可以傳遞有關(guān)會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、方式等基本信息，以便與會(huì)者做好充分準(zhǔn)備，按時(shí)赴會(huì)。
其次，反饋信息。附有回執(zhí)的會(huì)議通知，可以向會(huì)務(wù)組反饋參會(huì)人員的有關(guān)信息，如姓名、職務(wù)、人數(shù)等，為接待工作做準(zhǔn)備。
一般而言，會(huì)議材料可以大體分為兩類(lèi)。
一類(lèi)是重點(diǎn)材料，即直接反映和表現(xiàn)具體的會(huì)議議題的材料，如領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)幕致辭、PPT、政策文件。另一類(lèi)是一般材料，即反映會(huì)議程式特征的材料，如會(huì)議簽到表、出席證、日程表、記錄本。
會(huì)場(chǎng)的布置是辦會(huì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：
會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精。
主席臺(tái)上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。
一般有兩種形式：其一，主席臺(tái)高于臺(tái)下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會(huì)議，顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)；其二，主席臺(tái)與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會(huì)議，會(huì)場(chǎng)顯得較隨和，與會(huì)人員之間的關(guān)系顯得平等。
會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室有方形、長(zhǎng)方形、圓形、橢圓形等。
會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周?chē)胖每勘骋危瑪?shù)量視人數(shù)而定。
主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門(mén)的方向而定，通常在門(mén)的左側(cè)。多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無(wú)主次之分。
重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列，主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低， 對(duì)會(huì)議的重要程度而定。
會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開(kāi)會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、茶具等。
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